管理者向けカスタムエージェント導入ガイド

チーム内にはすでに、自動化したい雑務がいくつもあります（反復タスク、手動による業務の引き継ぎ、同じ質問への回答など）。その解決策として重宝するのが、カスタムエージェントです。

管理者の役割は、チームが成果を出せる環境だけでなく、カスタムエージェントの利用が拡大しても業務をスムーズに進められる環境を整えることです。あらかじめ目的のはっきりした選択をしておけば、チームはコストを把握しながら、業務をすばやく進めることができます。

このガイドでは、以下3つのフェーズについて解説します。

• 土台を整えるコスト要因を把握し、クレジットポイントを購入して初期開発者を選定します

• モニタリングと微調整エージェントがもたらす成果を追跡し、運用方法を最適化します

• 自信を持って拡大する初期の成功事例をベースに、より多くのチームにアクセス権を拡張する

カスタムエージェントをはじめて作成する際は、まず最初にコストの仕組みを理解し、誰が一番先に作成するかを決め、適切な制限を設定しておくことが大切です。チームがすぐに仕事を開始できるようにするための下準備です。

クレジットポイントをどれくらい購入するか見積もる前に、何が原因でエージェントのコストに差が出るのかを知っておくと便利です。

1回の実行に使用されるクレジットポイントは、主に3つの要因で決まります。

• エージェントが読み込む情報量検索するコンテンツの量や読み取るページ数、スキャンするデータベースの規模などが増えると、その分消費されるクレジットポイントも増えます。

• 実行するステップの数エージェントが実行するアクションは、すべてコストに加算されます。シンプルなタスク振り分けエージェントは、検索や文章作成、通知を行うエージェントよりも1回あたりの実行コストが低くなります。

• 実行頻度1時間ごとにトリガーされるエージェントは、1週間ごとに実行されるエージェントよりも、1か月間ではるかに多くのクレジットポイントを消費します。

これらの要因のいずれかを微調整するだけで、多くの場合、エージェントの効果を維持したまま、コストのみを最適化できます。

クレジットポイントは毎月リセットされるため、エージェントが毎月消費する量に合わせて購入枠を見積もります。一番の手がかりとなるのが、過去の使用履歴です。

Notionクレジットのダッシュボードを開き、どのエージェントが実行され、それぞれがどれだけのクレジットポイントを消費したかを確認してください。これを判断基準にすることで、安心して最初の購入枠を決められます。

以下に、購入枠を適正化する方法をいくつかご紹介します。

• 最初に最も使用頻度の高いエージェントを確認するチームが最も頼りにしているカスタムエージェントを特定します。それらが消費量の大半を占めている可能性が高く、確かなベースラインとなります。

• タスクの複雑さだけでなく、実行頻度も考慮する1週間ごとに実行される複雑なエージェントよりも、1時間ごとに実行されるシンプルなエージェントの方が、長期的にはコストが嵩む可能性があります。1回あたりの実行コストに、予想される月間の実行回数を掛け合わせることで、より明確な見積もりを算出できます。

• 最初は毎月確認するチームがエージェントを構築し、改良するにつれて、使用量は変化します。導入初期のうちは毎月ダッシュボードを確認しておくと、購入するクレジットポイントを適切に調整できます。状況が安定すれば、確認の頻度を減らしても大丈夫です。

購入する準備ができたら、ダッシュボードからNotionクレジットを追加をクリックします。数百から数千単位で設定された料金プランが表示されます。アカウントチームのサポートを受けている場合は、運用プランや別のオプションについてご相談いただけます。

初日からメンバー全員に作成権限を付与したいところですが、まずは小さなグループから始める方が、結果として強固な土台作りにつながります。

• 少人数からスタート自動化したい業務がはっきりしている、数人のチームリーダーから始めます。まずは自由に構築、改良させてみると良いでしょう。

• 何が効果的かを学ぶどのワークフローが価値を生み、どのようなガードレールが必要であるかがすぐに明確化します。そうした初期の成功事例をプレイブックにまとめましょう。

• 自信を持って拡大する新しく作成者となったメンバーが、実証済みの成功パターンをベースに構築できるよう、段階的に拡大していきます。そうすることで、チームの作業ペースがどんどん加速していきます。

作成権限の管理は、「設定」→「Notion AI」→「エージェント」から行います。全員に付与することも、特定のグループのみに制限することも可能です。詳しくは、カスタムエージェントの共有と権限でご確認ください。

エージェントごとにクレジットポイントの上限を設定することで、全体のコストを予測可能な範囲に抑えつつ、作成者には自由に構築や改善を行うゆとりを与えることができます。エージェントがその上限に達したときは、自動で動作が停止し、作成者に通知が届くようになっていますので、上限を調整していただけます。

以下に、上限設定に便利なヒントをいくつかご紹介します。

• 実際の使用量に、少し余裕を足して設定するエージェントの効果を確認した後、簡単に上限を引き上げることができます。最初のうちは使用量を毎月確認し、予測しやすくなれば、それに合わせて調整していきます。

• エンタープライズプランでは、すべてのエージェントに一括で共通の上限を設定するたとえば、すべてのエージェントを一律1,000クレジットポイントからスタートさせます。そうすることで、個別に設定する手間を省いて全体をカバーしつつ、必要に応じて上限を引き上げる余地も残せます。

• 作成者とオーナーシップを共有する作成者自身も自分のエージェントに上限を設定できるため、管理者がすべての設定を行う必要はありません。クレジットポイントがさらに必要な場合、作成者はプロダクト内から直接クレジットの引き上げをリクエストできます。その際、管理者には確認および承認を求める通知が届きます。

クレジットポイントの上限を設定すると、作成者に利用状況を知らせる通知が届きます。

エージェントが稼働し始めると、実際にどのようなメリットがあるかが見えてきます。チームに欠かせない主力ツールになるエージェントもあれば、本来のパフォーマンスを発揮するまでに微調整が必要なエージェントもあります。どちらのケースも、クレジットポイントダッシュボードを見れば特定できます。どのエージェントが稼働しているか、そしてコストがどこに集中しているかを一目で把握できます。気になることがあれば、クリックして詳細を確認できます。

エージェントレベルのインサイトは、近々利用可能になります。各エージェントの1回の実行あたりのコスト、成功率、使用量が表示されます。こうした情報は、作成者側でも確認できるため、管理者だけが使用状況をチェックし続ける必要はありません。

注意すべきポイントをいくつかご紹介します。

• クレジットポイントの消費量が徐々に右肩上がりに増えているエージェントのスコープが広すぎる可能性があります。エージェントが参照するコンテンツを絞り込むか、実行頻度を減らしてください。ここを微調整するだけで、大きな効果が得られます。

• 成功率が低い、または失敗の頻度が高い最近の実行履歴を確認し、どこでエラーが起きているかを特定します。指示内容をより具体的にするか、処理のステップを簡素化することで解決します。

• 使用量が少ないエージェントが使われていない場合、本当のペインポイントを解決できていない可能性があります。一時停止して、ユースケースを見直すことを検討してください。

ワークスペースの月間クレジットが80%と100%に達した時点でNotionから通知が届くため、エージェントが一時停止する前に対処できます。

予想以上に消費ペースが早い場合は、以下の対策が効果的です。

• クレジットポイントを追加購入して、その月の終わりまで作業が途切れないようにする。

• その消費ペースが続くようであれば、月間クレジットポイントを増やすことをおすすめします。

80%の段階でキャッチすれば、未然に運用の停止を防ぐことができます。

詳しく調査する必要がある場合は、「設定」→「Notion AI」→「エージェント」から、該当するエージェントを個別に無効化して、調査できます。

初めてのエージェント運用から、実際のデータと確かな成功体験が得られました。それを基に、計画的な社内展開を進めることができます。

• クレジットポイント予算を見直す最初に構築したエージェントは、将来のコストを見据える最適なシミュレーションツールとなります。その実際の使用データを考慮することで、自信をもって次の購入枠を適正化できます。

• 作成権限を付与するユーザー枠を広げるパイロットグループのおかげで、確かな成功事例が生まれました。学んだことに基づいて、新しく作成者となるユーザーのために明確なガイドラインを作成し、より多くのチームに作成権限を付与することを検討してください。

• 成功事例を共有する成果を出したエージェントやプロンプトの構成、そしてエッジケースなどを文書化します。次のチームが似たようなエージェントを作成する場合は、ゼロからではなく、実証済みの成功パターンをベースに構築できます。