Guia do administrador para começar a usar Agentes personalizados

Sua equipe já começou a identificar o trabalho pesado que ela deseja automatizar: tarefas recorrentes, transferências manuais e aquelas perguntas que surgem repetidamente. Os Agentes personalizados são a forma de começar a resolver isso.

Como administrador, sua função é preparar sua equipe para o sucesso e manter tudo funcionando corretamente à medida que o alcance dos Agentes personalizados é ampliado. Algumas escolhas intencionais que você fizer agora darão à sua equipe espaço para agir rapidamente, mantendo a visibilidade dos gastos.

Neste guia, apresentaremos orientações a você em três fases:

• Prepare o terreno: entenda o que gera custos, compre créditos e escolha quem cria primeiro

• Monitore e ajuste: acompanhe o que seus agentes entregam e faça otimizações à medida que avança

• Amplie com confiança: aproveite as conquistas iniciais e amplie o acesso a mais equipes

Antes de alguém criar seu primeiro Agente personalizado, é melhor entender os aspectos financeiros, escolher quem deve criar primeiro e colocar as proteções certas em vigor. É como preparar o terreno para que a sua equipe possa avançar rapidamente quando entrar em campo.

Antes de fazer uma previsão de quantos créditos comprar, é útil saber o que faz um agente custar mais do que outro.

Três fatores principais determinam quantos créditos cada execução usa:

• Volume de material lido pelo agente: pesquisar mais conteúdos, ler páginas mais longas ou analisar bases de dados maiores consomem mais créditos.

• Quantas etapas são necessárias: cada ação que o agente realiza aumenta o custo. Um agente de encaminhamento simples custa menos por execução do que um que pesquisa, redige e notifica.

• A frequência de execução: um agente acionado a cada hora demandará muito mais créditos ao longo de um mês do que um que é executado semanalmente.

Muitas vezes, um pequeno ajuste em um desses fatores pode otimizar os custos sem alterar o que o agente oferece.

Os créditos são renovados mensalmente, então você estará dimensionando o que seus agentes vão consumir a cada mês. A maneira mais confiável de obter esse número é a partir do seu histórico de uso.

Abra o painel de controle de créditos do Notionpara ver quais agentes estão sendo executados e quantos créditos cada um consumiu. Esse é o seu valor de referência para fazer a primeira compra com confiança.

Veja algumas formas de dimensionar corretamente a sua configuração:

• Comece com seus agentes de maior uso: identifique os Agentes personalizados mais importantes para a sua equipe. Eles provavelmente serão responsáveis pela maior parte dos seus gastos e fornecerão um valor de referência confiável.

• Leve em consideração a frequência, não apenas a complexidade: um agente simples que é executado a cada hora pode custar mais ao longo do tempo do que um complexo que é executado semanalmente. Multiplique o custo por execução pelo número de execuções mensais esperadas para obter uma estimativa mais clara.

• Faça verificações mensalmente a princípio: o uso mudará à medida que sua equipe criar e refinar agentes. Revisar seu painel de controle a cada mês desde o início ajuda você a deixar tudo ajustado. Depois que tudo se estabilizar, você pode verificar com menos frequência.

Quando tudo estiver pronto, clique em Adicionar créditos do Notion no painel de controle. Você verá níveis predefinidos que começam nas centenas e vão até os milhares. Se você trabalha com uma equipe de contas, ela pode ajudar a planejar e conhecer as outras opções.

Permitir a criação para todos desde o início é tentador, mas começar com um grupo menor ajuda você a estabelecer uma base sólida primeiro.

• Comece aos poucos: comece com alguns líderes de equipe, com casos de uso de automação claros. Dê a eles espaço para criar e aprimorar os primeiros agentes.

• Descubra o que funciona: você verá rapidamente quais fluxos de trabalho geram valor e quais proteções são necessárias. Transforme essas conquistas iniciais em um guia.

• Amplie com confiança: amplie gradualmente para que cada novo criador se baseie em padrões comprovados e a sua equipe possa avançar cada vez mais rápido.

Para controlar o acesso à criação, acesse Configurações → IA do Notion → Agentes. Você pode abri-lo para todos ou limitá-lo a grupos específicos. Saiba mais em Compartilhamento e autorizações de Agentes personalizados.

Os limites de créditos por agente dão aos seus criadores espaço para criar e iterar, mantendo os gastos gerais previsíveis. Você define um limite e, se um agente o atingir, ele faz uma pausa por conta própria e o criador é notificado para que possa fazer ajustes.

Algumas dicas para definir os limites certos:

• Comece com o uso real mais uma pequena margem de segurança: é fácil aumentar um limite quando um agente prova seu valor. Faça verificações mensalmente a princípio; depois de um tempo, ajuste à medida que o uso se tornar mais previsível.

• No Plano Enterprise, defina um limite padrão para todos os agentes: por exemplo, você pode começar cada agente com um limite de 1.000 créditos. Isso oferece uma ampla cobertura sem a necessidade de configurar cada um individualmente, ao mesmo tempo que deixa uma margem para aumentos quando necessário.

• Compartilhe a posse com criadores: os criadores podem definir limites para seus próprios agentes, então nem tudo depende de você. Se eles precisarem de mais, podem solicitar um aumento diretamente no produto, e você receberá um prompt para revisar e aprovar.

Quando você define um limite de créditos, o criador recebe uma notificação para saber exatamente qual é a situação.

Quando seus primeiros agentes estiverem em funcionamento, você começará a ver o que eles realmente entregam. Alguns se tornarão ferramentas essenciais para a sua equipe, enquanto outros podem precisar de um ajuste para atingir seu potencial. Seu painel de créditos ajuda você a identificar ambos os casos. Ele exibe quais agentes estão sendo executados e onde os gastos estão concentrados. Se algo parecer estranho, clique para analisar mais de perto.

Os insights por agente estarão disponíveis em breve. Cada agente mostra seu custo por execução, taxa de sucesso e uso. Os criadores também podem ver essas informações, então não será só você que estará por dentro do que estiver acontecendo.

Alguns sinais a serem monitorados:

• Os créditos estão aumentando ao longo do tempo: o escopo do agente pode ser muito amplo. Restrinja o que o agente analisa ou reduza a frequência de execução. Pequenos ajustes aqui podem fazer uma grande diferença.

• Baixa taxa de sucesso ou erros frequentes: verifique as execuções recentes para ver o que não está funcionando. Refinar as instruções ou simplificar as etapas geralmente ajuda.

• Baixo uso: Se um agente não estiver sendo usado, talvez ele não esteja resolvendo o problema certo. Considere pausar e revisitar o caso de uso.

O Notion notifica você quando o espaço de trabalho atinge 80% e 100% dos créditos mensais, para que você tenha tempo de agir antes que algo pare de funcionar.

Se o uso estiver mais alto do que o esperado, você pode:

• Recarregar créditos para manter tudo funcionando pelo restante do mês

• Aumentar seus créditos mensais se esse nível de uso for permanente

Ao fazer essa análise na marca dos 80%, você se antecipa e evita qualquer interrupção.

Se algo precisar de uma análise mais detalhada, você pode desativar um agente individual em Configurações → IA do Notion → Agentes para investigar mais a fundo.

Seus primeiros agentes forneceram dados reais e conquistas reais. E isso faz com que você se encontre em uma ótima posição para expandir as operações de forma planejada.

• Reveja seu orçamento de créditos: seus primeiros agentes são sua melhor ferramenta de previsão. Confie no uso real deles para dimensionar corretamente a sua próxima compra com confiança.

• Amplie o acesso à criação: seu grupo-piloto comprovou o que dá certo. Considere a possibilidade de liberar a criação para mais equipes, usando o que você aprendeu para definir diretrizes mais claras para novos criadores.

• Compartilhe o que deu certo: documente quais agentes tiveram um bom desempenho, como eram as instruções e as exceções. Quando a próxima equipe quiser criar algo semelhante, ela começará a partir de um padrão comprovado, em vez de começar do zero.